Tietosuoja pähkinänkuoressa

Johdanto
‍Klik Asuntovuokraus Oy on laillistettu vuokravälitysliike, joka tarjoaa vuokravälityspalveluita. Tietosuojaseloste koskee Klik Asuntovuokraus Oy:n asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä mm. vuokralaisten, vuokranantajien ja vuokra-asunnon hakijoiden.

Henkilötietojesi huolellinen ja varovainen käsittely on meille KLIK Asuntovuokraus Oy:llä (jäljempänä mainittu ”KLIK” tai ”me”) erittäin tärkeää. Käsittelemme henkilötietojasi noudattaen erityistä varovaisuutta, tietosuojalainsäädäntöä sekä hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa. Henkilökohtaiset tiedot ovat mitä tahansa tietoja, joista henkilö (jäljempänä ”Asiakas”, “sinä” tai ”rekisteröity”) voidaan tunnistaa.

Käytämme tietoja palveluiden toimittamiseen ja personointiin ja asiakaspalveluun. Huomaathan, että verkkosivustomme voivat sisältää linkkejä muiden yhtiöiden sivuille tai palveluihin, joilla on KLIK:stä riippumattomat omat tietosuojaselosteensa.

Asiakkaan luovuttamien henkilötietojen käsittely
Lähtökohtana kaikkien henkilötietojen käsittelylle on erityinen varovaisuus. Henkilötietojasi pääsevät tarkastelemaan vain nimetyt henkilökunnan jäsenet, sekä hyväksytyn asuntohakemuksen osalta vuokranantaja(t). Henkilötiedot suojataan monikerroksisen suojauksen avulla.

Suojaamme henkilötietojasi mm. seuraavin teknisin ratkaisuin:
- Henkilötiedot ovat kaikissa järjestelmissä salattuja pankkitasoisella kryptauksella (salaus, joka tekee tiedon lukukelvottomaksi).
- Henkilötunnukset ovat kryptattu 2-vaiheisella kryptauksella järjestelmän sisällä (jokainen henkilötunnus erikseen).
- Kaikkiin järjestelmiin vaaditaan 2-vaiheinen kirjautuminen esimiehen läsnäololla.
- Työntekijöiden mobiililaitteilla ei ole pääsyä tietokantoihin.
- Toimiston päätelaitteet ovat kryptattu ja suljettuina aina kun työntekijä poistuu päätteeltä.
- Tietojen käsittelyn lokiseuranta

Järjestelmien sertifioinnit (osittain tai kokonaan)
- ISO/IEC 27001 — Information security management certificate
- ISO/IEC 27017 — Cloud security certificate
- ISO/IEC 27018 — Information security certificate
‍
‍

Yhdistetty tietosuoja- ja rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjänä toimii KLIK Asuntovuokraus Oy. Rekisteriselosteen laatimispäivä on 23.1.2017.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
KLIK Asuntovuokraus Oy
2804329-9
toimisto@klikasuntovuokraus.fi
Mikonkatu 12 LH 1
28100 PORI

Rekisteristä vastaava henkilö:
Mikael Suominen
mikael@klikasuntovuokraus.fi
040 142 7628

Rekisterin nimi
KLIK Asuntovuokraus Oy asiakasrekisteri

Tietosuojavastaava
Klik Asuntovuokraus noudattaa voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä ja on tämän vuoksi nimittänyt tietosuojavastaavan. Tietosuojavastaava yleisenä tehtävänä on valvoa, että KLIK noudattaa voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä asianmukaisesti. Tietosuojavastaava toimii yhteyshenkilönä KLIK:n asiakkaille.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja rekisterin pitämisen peruste
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan Henkilötietolakia (Henkilötietolaki 22.4.1999/523) ja tietoyhteiskuntakaarta (Tietoyhteiskuntakaari 7.11.2014/917)

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen sekä palveluiden markkinointiin seuraavin tavoin:

Käsittelemiämme henkilötietoja käytetään seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin kuten:
- Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
- Palveluiden tuottamiseen
- Sopimussuhteessa
- Lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen

• Sopimusten noudattaminen: KLIK:n velvollisuudet sopimussuhteessa KLIK:n ja asiakkaan välillä tai muun vastapuolen välisen sopimuksen nojalla. Käsittelemme henkilötietoja toteuttaaksemme vuokraustoimeksiannon, yhdistääksemme vuokraajan ja vuokralaisen sekä laskuttaaksemme toimeksiannon. Henkilötietoja käsitellään myös hakemuksissa, vuokradokumenteissa sekä niiden liitteissä osana sopimusneuvotteluita.
‍
• Suostumus: Mikäli KLIK:llä ei ole edellytystä rekisteröintioikeuteen, lakiin tai olosuhteisiin perustuen, jolloin sillä ei ole oikeusperustaa henkilötietojen käsittelyyn, säilyttämiseen tai tallentamiseen, pyydetään Asiakkaalta erikseen suostumus. Pyydämme esimerkiksi vuokra-asuntojen hakijoilta suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn ja luovuttamiseen hakemuksen yhteydessä. Voimme pyytää Asiakkailta myös suostumuksen suoramarkkinointiin. Asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.

• Oikeutettu etu: KLIK:llä ollessa oikeutettu etu käsitellä yksittäisissä tapauksissa henkilötietoja, niin KLIK käsittelee tietoja esimerkiksi markkinointiin, liiketoiminnan ohjaukseen ja seurannan mahdollistamiseen, ymmärtääksemme paremmin miten palveluitamme käytetään, jotta voimme parantaa niiden laatua. KLIK voi käsitellä ja luovuttaa henkilötietoja myös väärinkäytösten ja petosten estämiseen ja tutkimiseen.
‍
Saatamme käyttää henkilötietoja parantaaksemme palvelun laatua, ratkaistaksemme palvelussa havaittuja ongelmia ja kehittääksemme palvelun ominaisuuksia Käyttäjiä varten. Tämä tietojenkäsittely perustuu aitoon kiinnostukseemme parantaa palveluamme ja sen ominaisuuksia ja sisältöä.
‍

Rekisterin sisältämät tiedot / Mitä tietoja keräämme?
Se mitä tietoja yksittäisistä asiakkaista on kerätty tai saatu riippuu siitä mitä palveluita yrityksen asiakkaana käytät.

Rekisteröimme asiakkaista seuraavia tietoja:

• Rekisteröidyn perustiedot: Nimi, puhelinnumero, sähköposti, ikä, kieli ja osoite.
• Laajennetut tiedot: Opiskelutiedot, työtiedot, tulotiedot, luottotiedot, vuokralaisen taloustiedot (vuokranmaksukyvyn arviointia varten), lemmikkieläimet, tupakointi ja mielenkiinnon kohteet sekä muut vuokralaisen itsensä antamat tarkentavat lisätiedot.
• Asiakkuuteen ja asiakassuhteeseen liittyvät tiedot: tieto tilatuista palveluista, ajankohdista, luovutuksista ja vastaanotoista, muistiinpanoista ja muista asiakassuhteen hoitoon vaadittavista tiedoista.
• Arkaluontoiset tiedot: Henkilötunnus (käytetään osana luotettavaa tunnistusta. Käsitellään erityistä varovaisuutta noudattaen).
• Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• Lupatiedot: Tieto suoramarkkinoinnin ja muun asiakasviestinnän tilauksista. Muut mahdolliset luvat / kiellot.
• Osana sähköistä palvelukokonaisuutta, rekisteröimme käyttäjien IP-osoitteita sekä muita asiakkaan käyttäytymiseen liittyviä tietoja. Näitä tietoja käytetään sähköisten järjestelmien kehittämisessä, sekä mahdollisten väärinkäytösten estämisessä.
• Tietoja joita KLIK tarvitsee hallitakseen rahanpesuun ja terrorismiin rahoittamisen liittyviä riskejä.
• Mahdollinen takaus-, edunvalvonta- tai holhoojasuhde, mahdollinen yhteyshenkilö
• Yrityksen edustajana toimivan henkilötunnus ja yritystunnus luotettavaa tunnistautumista varten.
• Vuokrattavaan kohteeseen liittyvät tiedot ja omistussuhteet, kuten osoite, asunto-osakeyhtiö- tai kiinteistörekisteritiedot, huoneluku, koko, vapautuminen, välityspalkkio sekä asiakkaan antamat muut lisätiedot kohteesta.
• Sopimussuhteiden ja asiakkuuksien tiedot, asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten Asiakkaalle tarjotut palvelut, niiden käyttämispäivä, vuokrasopimuksen tekopäivä ja tiedot, kohdetiedot, välityspalkkio, palvelun myyjätiedot sekä muut vastaavat tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet
‍Henkilötietoja kerätään palveluilta käytettäessä, rekisteröityessä tai muutoin suoraan asiakkaalta saadessa. Henkilötietoja voidaan päivittää ja kerätä myös esimerkiksi väestörekisteristä tai muista viranomaisrekistereistä ja luottorekistereistä.

Tietojen keräysperiaatteet ja muut tiedot
‍

• Keräämme henkilötietosi ensisijaisesti suoraan asiakkaalta joko suullisesti tai kirjallisesti rekisteröitymisen yhteydessä tai palveluita käyttäessä. Ne voivat olla meidän itsemme tai kumppaneidemme toimeksiannosta keräämiä tietoja.
• Sivujen kautta lähetetyt lomakkeet sisältävät henkilötietoja: minimissään etunimi, sukunimi sekä sähköpostiosoite. Lähettämällä lomakkeen hyväksyt, että sivujen omistaja taltioi antamasi henkilötiedot omaan järjestelmäänsä toteuttaakseen pyytämänne palvelun. Jotkin lomakkeet, kuten asuntohakemus sisältävät laajennettujen tietojen keräämistä vuokrasopimusta varten.
• Lisäksi saamme tietoja viranomaisten pitämistä rekistereistä, luottotieto- ja asiakashäiriörekisteristä sekä muista luotettavista rekistereistä.
• KLIK käsittelee henkilötietoja, jotka on toimitettu kiinnostuksen ilmauksen, hakemuksen ja/tai sopimuksen tekemisen yhteydessä. Lisäksi KLIK voi käsitellä muita sopimuksen hallinnointiin liittyviä tietoja. KLIK voi tallentaa sähköpostiviestintää tai muulla tavoin dokumentoida kommunikaatiota KLIK:n ja Asiakkaan välillä.
• Muita sopimuksen hallinnointiin liittyviä tietoja saatetaan myös käsitellä
• Lisäksi saatamme käsitellä muita rekisteröidyn vapaaehtoisesti antamiaan tietoja, joita olemme vastaanottaneet mm. yhteydenotoissa ja hakemuksissa.

Palvelun käyttöön liittyvät tiedot
Saatamme kerätä tietoja myös automaattisesti, kun Käyttäjä käyttää palveluamme.

Nämä tiedot käsittävät:

• Käyttäjän aktiivisuuden palvelussa, kuten Käyttäjän aktiivisuuden perusteella tallentuvat tiedot sekä tapahtumatiedot, jotka palveluita lähetetään statistiikka- ja markkinointityökaluille.
• Käyttäjän lataukset palvelussa.
• Aikaleimoja ja lokitietoja
• Tietoja laitteista, joita käytetään palveluun pääsemiseksi, mukaan lukien IP-osoitteet ja ohjelmistoversiot. Nämä tiedot saadaan Käyttäjän selainten ja evästeiden avulla.
• Klikkaukset palvelussa ja lomakkeiden täyttötiedot.

Emme yhdistä emmekä tallenna näitä tietoja henkilötietojen yhteyteen.

Evästeet ja muut samankaltaiset tekniikat
Käytämme evästeitä tai muita samankaltaisia tekniikoita palvelun tarjoamisessa. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka on sijoitettu Käyttäjän laitteelle keräämään normaaleja internetin lokitietoja. Palvelun tietyt toiminnollisuudet vaativat evästeiden käyttöä. Käytämme evästeitä lisätäksemme palvelun toimivuutta ja kerätäksemme statistiikkaa tehdäksemme siitä helpomman käyttää.

Käyttäjä voi asettaa selaimensa asetukset siten, että se ei hyväksy evästeiden käyttöä. Käyttäjä voi myös rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimelta. Koska evästeet kuitenkin ovat osa palvelun toimintatapaa, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa palvelun toimivuuteen. Lisätietoa evästeistä voit lukea käyttöehdoistamme.

Lapsia koskevat tiedot
Palvelumme ei ole suunnattu alle 18-vuotiaille lapsille. Jos havaitset, että alle 18-vuotias lapsi on antanut meille henkilötietojaan, ole hyvä ja ota meihin yhteyttä.

Tietojen säilytysaika
Rekisteröidyn henkilötietoja tullaan säilyttämään vain niin kauan kuin on se tarpeen tässä tietosuojapolitiikassa määriteltyjen tavoitteiden tai lain asettamien minimi säilytysaikojen täyttämiseksi. Kun laki, meidän oikeutemme tai velvollisuutemme tai rekisteröidyn oikeudet tai velvollisuudet eivät enää edellytä rekisteröidyn henkilötietojen säilyttämistä, tuhoamme kyseiset henkilötiedot.

• Vuokranantajan ja vuokralaisten tietoja säilytämme, kunnes saamme tiedon, ettei niiden säilyttäminen ole enää tarpeen, mutta aina kuitenkin vähintään lain edellyttämät viisi (5) vuotta.
• Toimeksiantopäiväkirjan tietoja tulee säilyttää kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä.
• Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, jollei kyseisten tietojen edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi. Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus tutkitaan tällöin viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua edellisestä säilyttämisen tarpeellisuuden tarkistamisesta (Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä, 444/2017, 4 §).

Tietoja poistetaan, kun säilyttämiselle ei ole enää tarvetta. Käyttäjä voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan "rekisteröidyn oikeudet" kohdassa kuvattujen oikeuksien puitteissa.

Henkilötietojen käsittely
Käsittelemme henkilötietojasi tietosuoja-asetuksen noudattaen oikeuksiasi ja vapauksiasi kunnioittavalla tavalla. Huolehdimme siitä, että tietosuojaperiaatteita noudatetaan kaikissa henkilötietojen käsittelyvaiheissa.

Tietojasi käsittelevät vain ne KLIK:n tai sen kumppaneiden työntekijät, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn.

Henkilötietojasi voidaan käsitellä useissa eri tietojärjestelmissä, jotka ovat joko KLIK:n tai sen kumppaneiden hallinnoimia.

Tietojen luovutukset ja siirrot
‍Henkilötietoja voidaan luovuttaa KLIK:n yhteistyökumppaneille asiakkaan erillistä hyväksyntää vastaan. Henkilötietoja luovutetaan vuokranantajille ja KLIK:n yhteistyökumppaneille, jolloin lupa varmistetaan vielä erikseen kuhunkin käyttötarkoitukseen.

Asiakkaan tietoja voidaan mahdollisesti luovuttaa yritysjärjestelyissä neuvonantajille tai ostajille.

Tietoja voidaan luovuttaa myös jos on epäilys, että tietojen antaminen on välttämätöntä oikeuksiemme suojelemiseksi, asiakkaan turvallisuuden tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, petoksen tutkimiseksi, tai valtiovallan vaatimusten täyttämiseksi. Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttäessä.

Henkilötietojen siirron tai jakamisen yhteydessä suoritamme asianmukaiset tekniset, oikeudelliset ja organisatoriset toimenpiteet, jotta henkilötietoja käsitellään varmasti turvallisesti.

Tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä käsittelyä voi tapahtua myös palveluntarjoajan toimesta, kuten CRM- tai markkinointijärjestelmissä, mutta vain rekisterinpitäjän lukuun.

Henkilötietojen siirtäminen EU:n/ETA:n ulkopuolelle
Asiakkaiden henkilötietoja saatetaan osittain siirtää EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Osa KLIK:n palveluntarjoajista toimii EU/ETA:n ulkopuolella, kuten Yhdysvalloissa. Kun nämä palveluntarjoajat tarjoavat meille palveluita, saatamme joutua siirtämään joitakin Käyttäjien tietoja EU/ETA:n ulkopuolelle. Näissä tilanteissa palveluntarjoajamme ovat sitoutuneet tarjoamaan tietosuojaa Euroopassa koskevien lakien vaatiman riittävän tietosuojan tason.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja turvallisuus
KLIK suhtautuu turvallisuuteen vakavasti. Teemme erilaisia toimenpiteitä suojellaksemme henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä ja niiden luvattomalta saamiselta tai paljastamiselta. Nämä toimenpiteet tehdään ottaen huomioon keräämiemme, käsittelemiemme ja säilyttämiemme tietojen arkaluonteisuuden sekä nykyisen teknologian.

KLIK käytössä on lukittu tietosuoja-astia, johon säilötyt asiakirjat silputaan tunnistamattomiksi ennen niiden säilömistä astiassa. Silputtu paperijäte kuljetetaan asianmukaisesti suoraan jätteenkäsittelylaitokseen ulkona säilytettävien jäteastioiden sijaan.

Tiedot on kerätty tietokantoihin, jotka ovat suojattu palomuurein, salauksin sekä käyttöoikeuksin. Käyttöoikeus rekisteriin edellyttää käyttäjätunnusta pääkäyttäjän myöntämänä. Pääkäyttäjä määrittää jokaiselle käyttäjälle tarpeellisen käyttöoikeustason, sillä asteella kun se on työtehtävien kannalta tarpeellista.  Manuaalisesti säilytettävät tiedot säilytetään lukituissa säilytystiloissa, joihin kulku tapahtuu vain määriteltyjen henkilöiden valvonnassa. KLIK Asuntovuokraus Oy:n tiedot ovat kuitenkin valtaosin sähköisessä muodossa, jotta asiakastietojen turvallisuus voidaan taata haastavimmissakin tilanteissa.

Mikäli rekisterinpitäjän alihankkija käsittelee tietoja, on rekisteripitäjän ja alihankkijan välillä sovittu asianmukaisista suojatoimista ja varmistettu käsittelyn olevan asian mukaista.

Henkilötietojen keräämiseen tarkoitetuissa lomakkeissa ilmoitetaan erikseen, mitkä ovat palveluiden tarjoamisen kannalta pakollisia tietoja ja mitkä rekisteröity voi antaa halutessaan. Asiakas voi halutessaan jättää antamatta esimerkiksi tietoa mielenkiinnonkohteistaan, mutta emme tällöin pysty räätälöimään asiakkaalle tarjottavia kohteita tai muutoin hänelle tarjottua palvelua.

Rekisteröidyn oikeudet
Asiakkaalla on oikeus saada ne henkilötiedot, jotka meillä on hallussamme kyseisestä asiakkaasta. Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, oikaista, päivittää, muuttaa, täydentää tai poistaa asiakasta koskevat henkilötiedot, jotka ovat puutteellisia, virheellisiä tai vanhentuneita. Tietyt tiedot ovat kuitenkin olennaisen välttämättömiä tässä politiikassa määritettyjen tavoitteiden täyttämiseksi, ja myös laki saattaa edellyttää tiettyjä tietoja. KLIK:llä on kuitenkin tietyissä tilanteissa oikeus kieltäytyä poistamisesta, siksi, että tiedot on säilytettävä lainsäädännön tai asiakassuhteen vuoksi. Näin ollen asiakkaan ei ole mahdollista poistaa tällaisia tietoja.

Asiakkaalla on myös oikeus rajoittaa tietojenkäsittelyä siinä määrin kuin sovellettava tietosuojaa koskeva laki tätä edellyttää.

Käyttäjällä on oikeus, lain edellyttämissä rajoissa, tietojen siirrettävyyteen, toisin sanoen oikeus saada henkilötietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, konelukuisessa muodossa ja siirtää henkilötietonsa toiselle rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä kuitenkin säilyttää siirretyt tiedot tietosuojaselosteen mukaisesti.

Asiakkaalla on oikeus vastustaa sekä rajoittaa omien tietojensa käsittelyä esimerkiksi mahdollisessa suoramarkkinoinnissa.

Asiakas voi peruuttaa aikaisemmin antamansa suostumuksen, mikäli henkilötiedot perustuu suostumukseen.

Asiakkaan esittäessä oikaisu- tarkastus tai muu mahdollinen pyyntö, tulee se esittää Klik Asuntovuokrauksen henkilökunnalle tai suoraan tietosuojavastaavalle.

Tietojen tarkastuspyyntö ja poistamispyyntö tulee lähettää kirjallisena ja allekirjoitettuna osoitteeseen:
KLIK Asuntovuokraus Oy
Mikael Suominen
Mikonkatu 12 Lh1
28100 PORI

Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus viranomaisille mikäli hän kokee, että hänestä olevia tietoja käsitellään tämän tietosuojaselosteen tai voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti.

Muutokset Tietosuojapolitiikkaamme
Saatamme muuttaa tätä politiikkaa aika ajoin ilman erillistä ilmoitusta. Käyttäjän tulee tutustua tietosuojaselosteen säännöllisin väliajoin.